De opgaven voor bedrijfsvoering vloeien voor het grootste deel voort uit de ontwikkelingen in de stad en de effecten daarvan op de gemeentelijke organisatie. Daarnaast hebben we te maken met wettelijke veranderingen die impact hebben op onze processen en de organisatie. De Omgevingswet – ook wel de vierde decentralisatie genoemd –, de toenemende eisen aan onze Informatiebeveiliging, de AVG en de aanbevelingen uit de managementletter van de accountant zijn het meest in het oog springend. Om te voldoen aan de vereisten vraagt dit meer van en stelt hogere eisen aan de organisatie. Daar komt bij dat wij in een steeds verder digitaliserende samenleving leven. Ook ons bedrijfsleven en onze ketenpartners in de stad zijn volop aan de slag met de toepassing van nieuwe mogelijkheden die digitalisering biedt. Wij kunnen als organisatie daar niet langer bij achter blijven. Investeren in de informatievoorziening is dan ook een noodzakelijk onderdeel voor het leggen van een fundament om structureel onze stedelijke opgaven en onze dienstverlening aan de inwoners van Eindhoven te kunnen ondersteunen. De verbetering van informatievoorziening zorgt voor betere communicatie met inwoners en zorgt tevens voor digitaal totaal inzicht in aanvragen van inwoners en bedrijven (van groot belang voor de nieuwe omgevingswet). Hierdoor worden de aanvragen  op dezelfde wijze behandeld, informatie slechts één keer opgevraagd en meervoudig in de hele organisatie gebruikt.
Overal om ons heen wordt dienstverlening steeds toegankelijker, sneller en flexibeler. En daarmee verandert de dienstverleningsbehoefte van onze burgers. Bij een stad van techniek, design en kennis hoort een slimme en digitaal vaardige ambtelijke organisatie. Wij willen onze organisatie ontwikkelen om sneller, gerichter, met minder kans op fouten en tegen lagere kosten onze dienstverlening vorm te geven. Dat gaat niet van vandaag op morgen, maar als we ons nu niet daarop voorbereiden worden we de vertragende in plaats van de versterkende factor. Deze digitale transformatie vraagt de komende jaren een grote inspanning om van activiteitgericht naar procesgericht naar meer digitalisering/efficiency te werken en het ontwikkelen van competenties in digitale vaardigheden en andere manieren van samenwerken.

Een belangrijke ontwikkeling in de stad is dat zowel gemeente als externe partijen met behulp van sensoren veel meer gegevens gaan meten, registreren en vervolgens analyseren. Denk aan milieumetingen, autoverkeer, geluidsoverlast, parkeerdruk, etc. Voor een goede bedrijfsvoering zullen we in 2020 eenduidige afspraken moeten maken over hoe we data vastleggen, welke formats we hanteren, hoe we het actualiseren van data gemeentebreed, of zelfs ketenbreed organiseren en hoe we de data van onze inwoners en bedrijven beter kunnen beveiligen.

Een voorbeeld is het nieuwe veiligheidsinformatieknooppunt (voor betrouwbare veiligheidsinformatie voor buurten en wijken), dat kan alleen functioneren als het fundament op orde is (o.a. de onderliggende data, processen en competenties van medewerkers). Ook voor gebieds- en buurtanalyses zijn betrouwbare data een randvoorwaarde. Bij de verbetering van de bedrijfsvoering is de opgave van de stad (indirect) leidend omdat bedrijfsvoering ondersteunend is aan alle andere onderdelen van de organisatie. Betere informatievoorziening doordat je over betere data beschikt, zorgt voor beter beleid en effectievere sturing. Het is dus vooral investeren om onszelf toekomstbestendig te maken. De stad schaalt op en wij moeten daarin mee.

De digitale mogelijkheden scheppen ook verplichtingen. Als gemeente beschikken wij over veel (persoons)-gegevens en die gegevens dienen wij heel goed te beschermen. De wetgeving op dit gebied is, en wordt nog steeds, in rap tempo verder aangescherpt. Zowel op het gebied van informatiebeveiliging als op het gebied van privacy. Digitalisering biedt immers niet alleen kansen voor de welwillenden, maar ook risico’s door de kwaadwillenden. Daar moeten we niet naïef in zijn en wij zullen onze informatiebeveiliging zo goed mogelijk op orde moeten hebben. In 2017 is het landelijke verantwoordingsstelsel op het gebied van Informatiebeveiliging over onze basisregistraties ingevoerd. In 2020 investeren we in de voorbereiding om in 2021 voor de eerste keer het nieuwe In Control Statement over onze organisatie en (een deel van) onze processen af te kunnen geven.

We maken bij onze intensiveringen in de periode 2020-2023 onderscheid in een aantal categorieën, één daarvan betreft de directe doelen in de stad, en wordt onderstaand kort toegelicht:

• De stadspassen worden vervangen in verband met de nieuwe eisen op het gebied van informatieveiligheid. De wijze waarop wordt nog onderzocht.
• De Omgevingswet (makkelijker aanvragen van vergunningen door inwoners en bedrijven). De invoering van de Omgevingswet raakt 23 processen, die deels gemeentebreed worden uitgevoerd. We willen een integraal werkend loket voor inwoners implementeren zodat zij die vanuit een totaal beeld op een vertrouwelijke en beveiligde manier hun aanvraag kunnen volgen. In eerste instantie gaan we hiervoor in 2020 een integrale dienstverleningsvisie vaststellen om vervolgens de techniek van zaakgericht werken en digitalisering hierop aan te passen.
• Digitalisering van de openbare ruimte neemt steeds verder toe en vereist een samenhangende ICT infrastructuur en afsprakenstelsel die doublures in onze applicaties voorkomt. In 2020 hebben we de governance hierop ingericht.
• Inkooptrajecten en aanbestedingen voor toenemende stedelijke ontwikkelingen vergen extra capaciteit, mede als gevolg van de aangescherpte regelgeving. Denk aan mobility as a service, verduurzamen gemeentelijke panden, Steunwijzer etc.
• De toename in projecten en aanbestedingen vergt een meer gecoördineerde inzet van zowel interne als externe deskundigheid op het gebied van inkoop, contractmanagement en aanbestedingsrecht waar dit nu in de organisatie separaat geregeld is.

Om te kunnen blijven voldoen aan landelijke wet- en regelgeving investeren we de komende jaren in:

• Invoering van de nieuwe, wettelijk verplichte, Basisregistratie Ondergrond (ook van belang in verband met maatschappelijke- en klimaatvraagstukken).
• Op orde brengen archivering ruimtelijke domein om te voldoen aan de archiefwet.
• Registreren en actualiseren toenemend bouwvolume in de Basisregistratie Gebouwen en Adressen (BAG). Een actuele BAG is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook randvoorwaardelijk voor onze dienstverlening aan onze inwoners en voor de invoering van de Omgevingswet. Door de onderlinge samenhang tussen de basisregistraties te borgen kunnen meldingen in de BAG eenvoudiger beoordeeld worden.
• De Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) wordt per 1 januari 2020 vervangen door de Baseline Informatiebeveiliging Overhead (BIO). Tegelijk zijn we nog met een inhaalslag bezig in 2020 e.v. jaren om te kunnen voldoen aan de toenemende eisen op het gebied van informatiebeveiliging. Ook de toenemende infrastructuur in de stad vereist een toenemende beveiliging.
• De wet Digitoegankelijkheid verplicht overheidsorganisaties om een toegankelijkheidsverklaring op de website te plaatsen. In de verklaring staat in hoeverre de website al aan de eisen voldoet, en welke maatregelen de organisatie neemt om toegankelijkheid te borgen. Willen we aan de wettelijke eisen op dit gebied voldoen, dan zullen we hier meer in moeten investeren.
• Aansluiten op landelijke (verplichte) infrastructuur en systemen zoals Common Ground (nieuwe landelijke ICT-architectuur) en de nieuwe Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI). We zullen naast de nieuwe infrastructuur ook de oude nog moeten exploiteren, voordat we het oude kunnen afschakelen en efficiency winst uit de landelijke samenwerking kunnen realiseren. Om dit te realiseren is het noodzakelijk om het huidige applicatielandschap verder te transformeren naar cloudbased-oplossingen. In 2020 gaan we verder met de migratie naar de cloud. Doelstelling is om de komende 5 jaar het aantal cloud oplossingen met 10% te laten stijgen.

De verdere professionalisering van de gemeentelijke inkooporganisatie dient in 2020 geïmplementeerd te worden. Op hoofdlijnen betekent dit;

• De huidige tenderboard zodanig omvormen dat de voornemens tot tenders vroegtijdig integraal beoordeeld kunnen worden
• De  beleidsmatige  keuze voor een centraal gecoördineerde decentrale inkoop wordt volledig ingevoerd. Verdere aanscherping en verduidelijking van taken en bevoegdheden worden nu ter hand genomen.
• Door het vroegtijdig betrekken van Inkoop en de leadbuyers  wordt er actief gestuurd op soorten uitgaven (Spend).
• Door naleving van en sturing op contractafspraken (in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving) ontstaan besparingsmogelijkheden. De organisatiebrede taakstelling, oplopend tot € 2 miljoen in 2023 zal in belangrijke mate via de professionalisering van inkoop worden ingevuld.

We versterken het fundament voor datamanagement/informatiegestuurd werken. De van oudsher verticaal (per domein/kolom/sector) geïmplementeerde applicaties hebben gezorgd voor een ‘spaghetti’ in de ICT. Tegelijk nemen de ICT en de data in de stad en organisatie de komende jaren alleen maar toe. Om betrouwbare data te krijgen voor bijvoorbeeld veiligheids- en gebiedsanalyses zijn we te veel tijd kwijt aan het opschonen van de data. Willen we kunnen meten en sturen op een prettiger verblijfsgebied en reductie van het autoverkeer rond het stationsgebied (Knoop XL), dan zijn betrouwbare data en een goede data-architectuur noodzakelijk. In 2020 leveren we de eerste ‘bouwtekeningen’ op en starten we met het fundament voor ons data-huis.

De vertaling van stedelijke en maatschappelijke opgaven naar benodigde ICT behoefte moet versterkt worden in de organisatie. Dit doen we door het invoeren, versterken en borgen  van  Informatie- en Procesmanagement en ketenprocessen.

Door de toenemende eisen en veranderende vraag naar informatie is het noodzakelijk de financiële administratie te moderniseren door automatisering en robotisering zoals e-facturatie bij in- en verkoopfacturen. Daarnaast moeten we voldoen aan de opmerkingen in de managementletter van de accountant om beter in control te komen. Bijvoorbeeld op het gebied van stamgegevens van crediteuren, memoriaal boekingen en toenemende rechtmatigheidseisen. Het inzicht in de maandelijkse financiële gegevens zal verder worden verbeterd zodat de voorspelbaarheid van het jaarresultaat toeneemt.

Bovendien volgt naar aanleiding van een onderzoek in 2019 over de financiële functie binnen de gemeente Eindhoven aanbevelingen die vanaf 2020 opvolging krijgen en structureel worden geborgd in de organisatie. De financiële kaders en richtlijnen zullen ook in 2020 veel aandacht vragen en dan met name in verband met verscherpte toepassing en aangescherpte BBV regels.

In 2020 wordt voor iedere medewerker een nieuw ICT werkplekconcept uitgerold. Een werkplek waarbij de eisen van een medewerker centraal staan en waar technologie het mogelijk maakt om op een moderne en digitale manier samen te werken. Deze ‘nieuwe’ werkplek is gebaseerd op bestaande en beproefde technologie en stelt medewerkers in staat om meer van de beschikbare functionaliteit te benutten voor het uitvoeren van taken. Opslag en verwerking vinden veelal in de cloud plaats, zodoende kunnen medewerkers op een snelle én veilige manier flexibel bestanden en documenten met elkaar (en derden) gebruiken en delen. Door gebruik te maken van de mogelijkheden van de cloud beperken we de almaar toenemende kosten als gevolg van dataopslag in ons eigen datacenter.
Ook zal in 2020 een geautomatiseerd autorisatiesysteem (IAM) worden geïmplementeerd. Dit systeem zorgt onder ander voor het uitdelen én innemen van ICT rechten op basis van functie, rol, taak, etc. Enerzijds voorkomt dit handmatige activiteiten bij de in-, door- en uitstroom van medewerkers, anderzijds borgt het systeem geautomatiseerd dat er geen ongeoorloofde toegang tot netwerken, systemen en data is voor onbevoegden (zoals de accountant aanbeveelt).

We voltooien in 2020 onze (terug)verhuizing naar de stadhuistoren en stadhuis. We hebben de huur van het stadskantoor met ingang van 1 april 2020 opgezegd. We realiseren tevens het verduurzamen van de stadhuistoren, ons stadhuis en het opknappen van de voorkant van het stadhuisplein. Bij het opstellen van de lange termijn huisvestingsvisie is destijds aangenomen dat er minder huisvesting nodig zou zijn. Nu 4 jaar later blijkt dit een te optimistische inschatting geweest te zijn. Daarom zijn er extra investeringen nodig om het Designhuis (eigendom van onze gemeente) geschikt te maken voor ambtelijke huisvesting en om noodzakelijke aanpassingen te doen in onze gebouwen Stadhuistoren, Mercado en NRE.

Daarnaast vindt er onderzoek plaats naar onze benodigde lange termijn huisvesting, zodat we ook op termijn op een prettige werkplek kunnen werken. Daarbij sturen wij op een bezettingsgraad die gelijkmatig over de week verdeeld is.

Waar 2019 een jaar was van de voorbereiding van een aantal grote ontwikkelingen (WNRA, HR systeem), is 2020 het jaar van het werken in die nieuwe realiteit. Dus verder implementeren, wennen, de organisatie meenemen, doorontwikkelen, borgen.

• In 2020 zullen stapsgewijs nieuwe functionaliteiten van het HR systeem in gebruik worden genomen, denk bijvoorbeeld aan werving & selectie (waardoor de gegevens van een sollicitant rechtstreeks in ons HR systeem terecht komen, als hij/zij wordt aangenomen).
• In 2020 ronden we ook de aanbesteding van de arbodienstverlening af, dus impliceert dat we samenwerking met een nieuwe arbodienst moeten inregelen.
• En in 2020 zullen we volop bezig zijn met de inrichting van ons inhuurproces: aanbestedingstraject stagneert doordat een kort geding is aangespannen – eind 2019 weten we hoe verder en hoe dan ook vergt dit item veel inzet in 2020.

Om ook in de toekomst de collega’s te hebben die met ons werken aan de opgaven van de stad en de organisatie versterken we onze strategische personeelsplanning. Via onze eigen Eindhoven Academie investeren we in de ontwikkeling van onze medewerkers. Als potentiële werkgever zijn we met het motto “wij maken samen Eindhoven”, actief en aantrekkelijk op een steeds krappere arbeidsmarkt. We zetten de ingeslagen weg voort om een meer inclusieve organisatie te zijn (onder meer door personeelsdiversiteit binnen onze organisatie). Dat doen we onder andere door vacatureteksten te gebruiken die bij een breed publiek aan slaan, door selectietrajecten objectief in te richten, door een jongerennetwerk te hebben en door meer aandacht te geven aan een goede introductie van nieuwe medewerkers.

Ambtenaren krijgen met ingang van 2020 zoveel mogelijk dezelfde rechten als werknemers in het bedrijfsleven. Dit staat in de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra). Voor onze medewerkers geldt dan het private arbeidsrecht. Verder zijn we in 2020 actief met de implementatie van het nieuwe HR-systeem dat vanaf januari 2020 live is, en ronden we de aanbesteding en implementatie van onze inhuur en arbodienstverlening af. De nieuwe arbodienstverlener gaat ons helpen om de ingeslagen weg en de positieve trend ten aanzien van verzuim door te zetten.   

Er is dus veel werk aan de winkel, een winkel waarin we op onderdelen ook nog het nodige achterstallig onderhoud en ‘oude voorraden in het magazijn’ hebben weg te werken. Hiermee doelen we op alle noodzakelijke acties waar de accountant en de rekenkamercommissie op wijzen, om onze interne beheersing verder op orde te krijgen. Ook de knelpunten bij het uitbrengen van de jaarrekening over 2018 tonen wederom aan dat een versterking van de bedrijfsvoering over de hele organisatie noodzakelijk is. Dit betekent dat de onze organisatie aan twee sporen tegelijk werkt; aan de basis op orde brengen en aan een toekomstbestendige, wendbare organisatie. Waarbij vooral dat laatste impact heeft op de wijze waarop we zijn georganiseerd, onze competenties en onze manier van werken. Eigenaarschap, samenwerking en vertrouwen zijn daarbij belangrijke kernwaarden. De komende jaren werken we hieraan, te beginnen met het leggen van het fundament en het maken van de juiste keuzes. Uiteindelijk, op de langere termijn, gaat deze digitale transitie ook efficiency opleveren. Zoals vaak gaan ook hier de kosten voor de baten uit, voor de korte termijn vraagt het een investering.